會快圈 精進「期中」深耕計畫經費核銷執行率

【記者陳雅媛整理】「會快圈」由八位財務處同仁組成，此次以「精進『期中』深耕計畫經費核銷執行率」為主題榮獲第二名，該圈「持續改善活動且圈會出席率高、主題對學校計劃執行具重要性，以及活動計畫的擬定、執行與圈員工作的分配適當」獲評審肯定。

「會快圈」首先以二階段方式訂定主題為「精進『期中』深耕計畫經費核銷執行率」，由於執行期限為每年年底，受補助單位在12月大批辦理核銷，教育部訪視委員認為有消化預算之嫌，經過與深耕計畫辦公室及面向助理討論並獲同意配合，將目標設定為「1-11月的期中核銷執行率為66%。」接著以魚骨圖進行要因分析，並經真因驗證後得出「核銷時程冗長」、「深耕計畫專任助理處理派駐單位業務量過多」、「表單類別過多常誤用」、「執行單位助理不清楚經費核銷內容，造成報支規定不符，退件無法核銷」4項真因。

在配合「圈權限範圍」及「相關期程」情況下，會快圈針對「核銷時程冗長」真因，實施「簡化核銷流程，取消不必要的簽核單位」對策，將深耕計畫「主冊」經費粘存單簽核流程由13個步驟減少為8個步驟，再以問卷調查方式對相關人員進行效果確認，91.8%的受測者認為該項對策對減少核銷時程是有幫助的；針對「表單類別過多常誤用」真因，實施「以財務處設立網頁連結-『高教深耕計畫專區』」對策，讓相關人員更為清楚相關資料所在，83.5%的相關人員認為該項對策有助於核銷作業。針對「執行單位助理不清楚經費核銷內容，造成報支規定不符，退件無法核銷」真因，實施「提供執行單位助理深耕計畫經費核銷說明手冊」對策，協助修訂並建議深耕計畫辦公室公告最新版本之核銷手冊，87.7%的相關人員認為有助於核銷作業。

之後進行效果確認，1-11月平均期中核銷執行率為75.4%，超越設定目標66%，而透過「簡化核銷流程」、「深耕計畫表單及一般補助款與內表單格式合併」、採用「高等教育深耕計畫活動經費管控表」、「深耕計畫執行說明會由原規劃1場增加為2場」等方式，使原先需要花費13.7天的核銷流程縮短至3.8天。活動前後圈員在「QCC手法運用」、「責任榮譽」、「活動信心」、「溝通協調」、「專業知識」、「團體精神」等指標評價有明顯提升。